各处室（馆、中心）、各系部：

《安徽审计职业学院关于落实部门归档制度实施办法》已经院长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

安徽审计职业学院

二○一四年十一月十九日

安徽审计职业学院关于落实部门归档制度实施办法

根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）、《安徽省高等学校档案管理实施办法》（教办〔2009〕44号）和省档案局关于推行部门归档制度的要求，结合学院实际情况，特制订我院关于落实部门归档制度实施办法。

一、归档单位划分

1．学院文件材料采取部门归档形式，每年归档单位如下。

A办公室

B财务室

C组织人事处

D纪检监察室

E教务处

F现代教育技术中心

G学生处

H招生就业中心

I总务处

J后勤服务中心

K安全保卫部

L审计系

M会计系

N工程管理系

O商学系

P基础部

Q图书馆

2．人事档案、科研档案、基建档案、会计档案、教学档案、学生档案、声像档案等按专业档案管理办法规定进行归档。

二、档案立卷

立卷原则：按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，分门别类便于保存和查找。

1．实行部门归档立卷，各部门要认真做好文件的管理和立卷归档工作。

2．要适当分级立卷，组成的案卷一般不超过100页。

3．文件材料的立卷，以部门为单位，一年进行一次。具体分工如下。

（1）上级党政领导机关发来的文件和学院党委、学院领导班子形成的文件，会议纪要、记录、决定事项等由学院办公室立卷；

（2）属于各部门职责范围内形成的文件材料，由各部门整理立卷；属于多个部门工作共同形成的文件材料，由牵头部门整理立卷；如遇到特殊情况，由院办公室确定立卷单位；

（3）上级业务主管部门的来文，属于哪个部门的主管业务，由该部门立卷；

（5）参加上级组织召开的会议带回的文件，综合性的由院办公室立卷；专业性的由主办部门立卷；

（6）学院临时设置机构形成的文件，由临时机构立卷，工作结束后，其档案移交院综合档案室；

（7）人事档案由组织人事处整理立卷；

（8）教学档案由教务处负责整理立卷；

（9）学生档案由学生处负责整理立卷；

（10）科研档案由科研项目负责人负责整理立卷；

（11）会计档案由财务室负责整理立卷；

（12）基建档案由总务处负责整理立卷；

（13）声像档案由院档案室负责整理立卷；

（14）本院形成的正式行文文件归档3套，第1套为印本和底稿，第2、3套为印件，由办公室立卷。

三、归档时间

1．党群类、行政类、出版物类、外事类档案整理完毕后于次年3月底前移交学院综合档案室；

2．人事档案由组织人事处负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料，经审查后充实进教职工人事档案中。

3．财会档案暂在财务室保管1年，于第三年5月底前移交学院综合档案室；

4．教学、学生类档案按教学年度进行立卷，于次年9月底移交至学院综合档案室；

5．科研类档案在项目完成后2个月内立卷归档；

6．基建类档案在项目完成后3个月内立卷归档；

7．仪器设备类档案在完成验收后2个月内立卷归档。

附件：安徽审计职业学院各部门文件材料归档范围和保管期限表